MODIFICACIONES AL DOCUMENTO

1.  OBJETIVO:

La presente política se expide en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013; Sparcol Chemicals & Life SAS en su condición de responsable del manejo de la información personal, realiza el tratamiento de la misma, de una manera estricta cumpliendo con la normatividad en mención, garantizando el derecho de los titulares de la información que les asiste. Es de gran importancia que nuestros clientes, proveedores y quienes lo representen, conozcan esta política y los invitamos a leerla en su totalidad.

2.    ALCANCE:

La presente política aplica a todas las actividades comerciales y administrativas en las que durante su desarrollo se deba recolectar, almacenar, distribuir internamente, y dar algún tipo de tratamiento a la información personal de los diferentes titulares de esta. Así mismo aplica para las bases de datos construidas con la información que se recopila en ejercicio de las actividades comerciales de la empresa.

3.    DEFINICIONES:

Para efectos de la comprensión de esta política, se precisan con su definición los siguientes términos, definiciones que se ajustan a las normas legales aplicables:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular

o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial

o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro

o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4.  CONDICIONES GENERALES

Atendiendo la norma, Sparcol Chemicals & Life SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice Sparcol Chemicals & Life SAS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales que Sparcol Chemicals Life SAS recaudará serán los proporcionados directamente por las personas naturales con las que interactúa por sus diferentes medios de comunicación. De esta manera la calidad de la información solo podrá ser verificada cuando sus procesos internos así lo requieran. (Proceso de solicitud de crédito, cotizaciones, entre otros) solicitudes de referencias comerciales, registro en planillas de asistencia a capacitaciones externas, procesos de preselección y selección de personal).

Principio de Transparencia: Los titulares que deseen hacer uso de su derecho a conocer sobre la existencia de datos que le pertenezcan podrán hacerlo por los canales que Sparcol Chemicals & Life SAS disponga para ellos. (Contacto directo, e-mail, verbal, escrito u otro medio disponible)

Principio de Acceso y Circulación restringida: Los datos personales, excepto la información pública, no estará disponible en ningún medio de comunicación o divulgación masiva (Envío de correos electrónicos en cadena, publicaciones ni ninguna similar). Sin embargo, a través de canales técnicamente controlables Sparcol Chemicals & Life SAS podrá dar acceso restringido únicamente a los titulares de la información.

Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por Sparcol Chemicals & Life SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que en Sparcol Chemicals & Life SAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5.  DERECHOS DEL TITULAR

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

5.1.   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Sparcol Chemicals & Life SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre. otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o sido autorizado.

5.2.   Solicitar el formato de autorización otorgado a Sparcol Chemicals & Life SAS para el tratamiento de los datos, mediante cualquier canal que la empresa disponga, salvo en los casos que no es necesaria la autorización.

5.3.    Ser informado previamente por Sparcol Chemicals & Life SAS, del uso que le será dado a sus datos personales.

5.4.  Anular la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías, derechos y garantías constitucionales y legales.

5.5.  Tener acceso de manera totalmente gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y cuando existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos Derechos pueden ser ejercidos por:

·       El Titular, que lo deberá demostrar.

·       Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar.

·       Representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·       Otra persona a la que el titular de su poder para representarlo.

Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Quedará asegurado el tratamiento de datos personales de menores, salvo en los datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a.     Respetar y responder el interés superior de los menores.

b.     Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

6.    DEBERES DE SPARCOL CHEMICALS & LIFE SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

6.1.  Informar al titular en forma expresa y clara el tal cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo; el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; los derechos que le asisten como titular y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Reclamos: El reclamo se formulará de manera escrita a la dirección Calle 27 # 41-140 Interior 105 Itagüí, dirigida a Dirección Financiera y/o dirección técnica a los correos electrónicos dsoto@sparcolchemicals.com o jarroyo@sparcolchemicals.com, son estos los encargados del tratamiento de datos personales en la organización.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En esta solicitud debe constar la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de que Sparcol Chemicals & Life SAS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del Tratamiento.

8.    CAPTURA DE DATOS Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN

La captura de la información personal se realiza a través de los siguientes medios:

Ante solicitudes de cotización, despachos, venta de productos y/o servicios o alguna otra relación comercial, administrativa o de otra índole que Sparcol Chemicals & Life SAS podrá tener. La captura se hace de forma personal, telefónica, correo electrónico o incluso por sistemas tecnológicos de comunicación.

Durante el proceso de selección y contratación de candidatos para las diferentes vacantes de la compañía, sea por iniciativa propia del candidato que envía sus datos o por medio de las empresas de servicios temporales que reclutan personal. Sparcol Chemicals & Life SAS solicita y supervisa que el encargado del tratamiento de los datos personales de la información de sus empleados en misión cumpla con la normatividad de rige la materia, quienes deben obtener la autorización para dar tratamiento a los datos del personal reclutado conforme a los requisitos establecidos en el Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.